外部の企業からの電話を受けて対応するのは、多くの担当者の方にとって、とてもストレスがかかる面倒な仕事ですよね。
営業・勧誘の電話を断ったり、取引先からの細かい連絡に対応したりするのは、タスクに対する集中力も削がれますし、面倒に感じるもの。
そこで近年、注目されているのが、企業にかかってくる電話対応＋内容報告を代行してくれる「電話代行サービス」。
電話代行サービスを利用し、受電対応をアウトソーシングすることで、今まで面倒に感じていた対応に悩まされることはありません。
この記事では、電話代行の導入を検討している方に向けて、サービス内容・料金相場・選ぶ際の注意点・おすすめ業者について解説しています。
読み終えれば、あなたもどこの電話代行業者に頼めばいいのか、理解できるようになるので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
電話代行とは「受電対応＋内容報告を行ってくれるサービス」のこと
電話代行とは、外部からかかってきた電話に対する「受電対応＋内容報告」を行ってくれるサービスのこと。
法人として企業を運営していると、日々
- 営業・勧誘の電話
- 取引先からの電話
- 新規申し込みなどの電話
が多数かかってきますよね。
電話対応に追われていると、大切なタスクに集中できなかったり、時間を大幅に削られたりしてしまうことも少なくありません。
また創業し立てのスタートアップや、中小企業の場合、社内の人数が少ないと、対応にリソースを削られてしまうのは大きな損失ですよね。
電話代行を利用すれば、面倒な対応などをすべてアウトソーシングすることができるので、本来集中すべき仕事に時間を割けます。
事業の成長スピードを加速させるためにも、電話代行サービスにお願いしてみるように心がけましょう。
個人・起業家に多い「秘書代行」との違い
電話代行と混同されることが多く、同様サービスとして人気なのが「秘書代行」です。
連絡対応・内容報告などの電話対応などを行うという点では同様なので、どういった違いがあるのか気になる方も大いですよね。
結論から言えば、2つの間には明確な違いは定義されてはいません。
そもそも電話代行自体、比較的に新しいサービスであり、まだ単語の意味自体があまり議論されてきていないことも理由の1つです。
業務範囲も解釈の仕方によって大きく異なるので、明確な定義が難しいことも原因でしょう。
ただ一般的に「秘書」というと、電話対応だけでなく、
- スケジュール管理・調整
- メール対応
- 来客への対応
- 書類・原稿作成
などを行う人のことを指しますよね。
電話代行に関しては、あくまでも「電話対応のみ」を代行してもらうものであり、秘書代行は「それ以外の業務を行う」という違いはあると言えます。
現に最近では電話対応だけでなく、より広範な代行サービスとして「秘書代行」を用意している業者も出てきています。
しかし当然ながら秘書代行の方が、電話代行と比較して高くなるため、法人として導入するなら電話代行の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
電話代行を利用するメリット3つ
電話代行を利用するメリットは主に3つです。
- 人員コストを削減できる
- 本業にリソースを集中できる
- 勧誘・営業電話を断れる
人員コストを削減できる
人員コストをなるべく削減したいと考えている企業にとって、電話代行サービスはおすすめです。
電話代行を導入することによって、今まで受電対応に奪われていた時間を、仕事のために利用できるため、効率が良くなることは間違いありません。
特に「受電対応を行う」と任命されていた人がいたとすると、その分の人員コストを別の箇所に割くこともできるようになります。
人員コストを大幅に削減することが出来るのも、電話代行の大きな魅力なので、ぜひ導入を検討してみてください。
本業にリソースを集中できる
電話代行を導入することで、本来集中すべき仕事に集中できるというのも大きなメリットでしす。
受電対応には時間的なコストを奪われるため、タスクに集中している時に受電対応するのは、かなり非効率な行為。
また人数の少ない中小企業・ベンチャー企業の場合、なおさら少ないリソースを活用しなければならないため、受電対応に割く時間は無駄でしかありません。
その点、電話代行を利用すれば、本来使うべき部分にリソースを投下できるという意味で非常に効率的。
リソースを本業に集中させるという意味でも、電話代行は非常に重要な役割を担っているのです。
営業・勧誘の電話を断れる
受電対応の中でも、もっとも面倒でストレスがかかるのが、営業・勧誘などの電話対応ですよね。
中には自社にとって重要なことを提案してくれる営業電話もあるかもしれませんが、ほとんどが時間を奪うだけの迷惑な電話のはず。
電話代行を導入すれば「営業・勧誘の電話は受け付けない」と伝えておくと、面倒な電話をすべて却下してくれるので、時間を取られることはありません。
忙しい時にかかってくる営業電話にイライラしている担当者の方は、電話代行の導入で大幅に日々のストレスが軽減されるはずなので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
電話代行の料金相場は月額5,000~30,000円
| 月間コール数 | 基本料金 |
|---|---|
| ~50 | 5,000円~7,000円 |
| 50~100 | 8,000円~15,000円 |
| 100~200 | 15,000円~30,000円 |
電話代行の料金は、基本的に1ヶ月当たりのコール数によって定められます。
上記表のように、50コールを最初の目安として設定している業者がほとんどで、あとは各段階に従って料金が従量課金的に増える仕組みとなっています。
電話代行の料金相場は、月額5,000円~30,000円までピンキリなので、自社に1番合ったコール数のプランを選択してみてくださいね。
無料のお試しサービスを使うのもアリ
電話代行サービスを提供している業者は、ほとんどが無料のお試しサービスを提供しています。
まだ電話代行サービスを利用したことのない方の中には、具体的なイメージがついていない方が大半ですよね。
無料お試しのサービスを利用して実際に使ってみることで、どのくらい負担が軽減されるのかを理解することができるので、非常におすすめです。
本当に必要なのか不安に思っている方は、まず無料のお試しサービスを利用することから始めてみてはいかがでしょうか。
電話代行サービスを選ぶ際のポイント3つ
電話代行サービスを選ぶ上で、重要視すべきポイントは主に3つ。
- Slack・Chatworkなどチャットツールでの受電報告が可能か
- 料金はサービスに対して適切か（対応数・時間帯など）
- アフターサポートの対応の質はどうか
選び方のポイントを理解しておかないと、大変なことになりかねないので、必ず注意して選びましょう。
Slack・Chatworkなどチャットツールでの受電報告が可能か
電話代行サービスでは、受電した内容を報告してもらう義務があるのですが、その報告方法も非常に重要です。
せっかく電話代行サービスを利用しているのに、受電報告が「電話のみ」なのであれば、代行を依頼している意味がありませんよね。
最近はSlack・Chatworkなどのチャットツールで報告してくれる業者も増えてきており、柔軟に対応してくれるところも少なくありません。
社内で利用しているツールと互換性がきちんとあるのかについても、調べておくように心がけましょう。
料金はサービスに対して適切か（対応数・時間帯など）
料金が提供しているサービスに対して適切な価格帯かどうかは、各種業者にて相見積もりを取ってみるのが1番近道です。
5社ほど相見積もりを取ってみると、コール数に対して料金がどの程度のものか分かるので、相場感を掴むという意味でもおすすめ。
また電話対応は、他にも
- 深夜営業（夜0時~朝7時まで）
- 休日対応
- コール数超過料
などの様々なオプションサービスが用意されています。
企業によって対応をお願いしたい時間帯・日程なども変わるはずなので、自社が求めている料金に対してサービスが妥当か考えてみてください。
サポート対応の質はどうか
電話代行に依頼するデメリットは、依頼する会社の電話対応が悪かった場合、自社のイメージダウンにつながってしまうという点。
代行を依頼する業者は、自社の受付窓口としての役割を担うため、サポート対応の質をきちんと見極めることは重要です。
サポート対応の質が良くないところにお願いするのは、自社の信用を大きく損なうことにもつながりかねませn。
まずはサポート対応をきちんと行うように心がけましょう。
電話代行サービス比較おすすめ5選！安く利用できるのは？
ここでは、おすすめの電話代行業者を5つほど紹介してみました。
- fondesk
- CUBE電話代行センター
- デルリンク
- ビジネスアシスト
- テレコメディア
各業者とも様々な特徴が存在するので、ぜひ気になった業者を選んでみてくださいね。
fondesk
| 料金 | ・基本料金…月額10,000円 ＋ ・従量料金 0~100件… 0円 / 件 101件~…200円 / 件 |
| 基本対応時間帯 | 9時~19時（平日） |
| 特徴 | ・5分するとすぐにサービスが使える ・連絡手法が幅広い（LINE・Chatwork・Teams等） ・料金体系が非常にシンプル |
| URL | https://www.fondesk.jp/ |
電話代行業界は意外にも老舗企業がかなり多く、新しく出来た会社はなかなか参入障壁が高いという特徴があります。
fondeskはシュフティなどを運営するIT企業、うるる株式会社が運営しており、比較的新しいサービスです。
サイトもデザイン性に長けていて見やすく、料金も10,000円〜と非常にシンプルで分かりやすいのが人気の理由。
まずはお試しでの利用も可能なので、気になる方はぜひfondeskを利用してみてくださいね。
CUBE電話代行センター
| 料金 | ・ライトプラン 月額10,000円 / 50回 ・スタンダードプラン 月額25,000円 / 100回~ ・英語対応プラン 月額50,000円 / 30回~ ・WEB受付代行サービスプラン 月額50,000円 / 100回 ・受付代行サービスプラン 月額30,000円 / 100回 |
| 基本対応時間帯 | 9時〜20時（平日） |
| 特徴 | ・英語対応など豊富なプランを用意 ・1948年創業の老舗の安心感 |
| URL | https://www.cube108.jp/ |
1948年創業のCUBE電話代行センターは、これまで半世紀以上に渡って、電話代行業務を行ってきました。
主要取引企業もNTTなどの大手企業から、ネットショップを運営する個人事業主まで様々。
柔軟にコースを選択できるので、とりあえず大手にお願いしたい！と考えている方におすすめできる業者だと言えるでしょう。
テルリンク
| 料金 | ・基本プラン 月額4,500円〜 / 30回 ・プラス対応プラン 月額9,500円〜 / 30回 ・コールセンタープラン 月額21,000円〜 / 50回 ・スポットプラン 個別見積もり |
| 基本対応時間帯 | 9時〜18時（平日・土日祝含む） |
| 特徴 | ・通常料金で土日祝も対応可能 ・臨時休業などスポットプランで対応可能 ・教育を受けたオペレーターが対応 |
| URL | http://www.tel-link.net/ |
宮城県に本社を構える地方企業ながら、絶大な安心感のあるテルリンク。
他社にはない強みとしては、土日祝も通常料金で対応可能であるということが挙げられます。
オペレーターの対応の手厚さも魅力なので、柔軟に対応して欲しい方は、テルリンクにお願いしてみてくださいね。
ビジネスアシスト
| 料金 | ・ライト 月額20,000円 ・スタンダード 月額30,000円 ・ハイグレード 月額60,000円 |
| 基本対応時間帯 | 9時〜18時（平日） |
| 特徴 | ・秘書検定保有率100% ・全員正社員として採用 ・厳しい採用基準を規定 |
| URL | https://www.biz-assist.co.jp/ |
ビジネスアシストは、とにかく実際に対応する人材の質を担保している電話代行業者です。
通常の業者であればアルバイトなどを雇ったりしますが、ビジネスアシストでは100%正社員のみによる対応を実現。
また秘書検定を持っているため、みんな全員厳しい採用基準くぐり抜けている社員ばかりを採用しているのです。
料金は若干高めですが、対応の質は間違いなく一級品なので、品質を担保したい方にとっては非常におすすめです。
Lancers Assistant
| 料金 | ・基本料金 月額5,000円 / 50回 ＋ ・従量課金 51~100件…100円/件 100件~…200円/件 |
| 基本対応時間帯 | 平日 10時〜18時 |
| 特徴 | ・営業・販売などの実務経験者のみ採用 ・チャットツール対応も可能 |
| URL | https://www.lancers.jp/assistant/plan_tel |
日本最大のクラウドソーシングプラットフォームであるLancersが運営しているのが「Lancers Assistants」。
スタンダード料金が安価に設定されており、対応する人材も営業・販売などの経験者が多いことから、徐々に認知度が高まっているサービスです。
Slack・Chatworkなどのチャットツールにも対応しているので、ぜひ一度見積もりを出してみてはいかがでしょうか。
まとめ｜電話代行サービスを活用して本業へ集中できる環境づくりを！
電話代行サービスは、自社のリソースを受電対応に割かれることなく、本業に集中するために非常に効率の良いサービスです。
本業へ集中することによって、より大きな売上を狙えたり、既存の顧客に手厚いフォローができたりと、メリットは非常に大きいもの。
社内での電話対応が面倒に感じている方は、ぜひ電話代行サービスを活用して、社内のリソースを本業に集中させられるように心がけましょう。
